Datenschutzerklärung

Verein

Präambel

Die Sport-Gemeinschaft Moers 1983 e. V. verarbeitet in vielfacher Weise automatisiert personenbezogene Daten (z.B. im Rahmen der Vereinsverwaltung, der Organisation des Sportbetriebs, der Öffentlichkeitsarbeit des Vereins). Um die Vorgaben der EU-Datenschutz-Grundverordnung und des Bundesdatenschutzgesetzes zu erfüllen, Datenschutzverstöße zu vermeiden und einen einheitlichen Umgang mit personenbezogenen Daten innerhalb des Vereins zu gewährleisten, gibt sich der Verein die nachfolgende Datenschutzordnung.

§ 1 Allgemeines

Der Verein verarbeitet personenbezogene Daten u.a. von Mitgliedern, Teilnehmerinnen und Teilnehmern am Sport- und Kursbetrieb und Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern sowohl automatisiert in EDV-Anlagen als auch nicht automatisiert in einem Dateisystem, z.B. in Form von ausgedruckten Listen. Darüber hinaus werden personenbezogene Daten im Internet veröffentlicht und an Dritte weitergeleitet oder Dritten offengelegt. In all diesen Fällen ist die EU-Datenschutz-Grundverordnung, das Bundesdatenschutzgesetz und diese Datenschutzordnung durch alle Personen im Verein, die personenbezogene Daten verarbeiten, zu beachten.

§ 2 Verarbeitung personenbezogener Daten der Mitglieder

1. Der Verein verarbeitet die Daten unterschiedlicher Kategorien von Personen

auf der Grundlage des § 6 Abs. 1 der EU Datenschutzgrundverordnung. Für jede Kategorie von betroffenen Personen wird im Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten ein Einzelblatt angelegt.

2. Im Rahmen des Mitgliedschaftsverhältnisses verarbeitet der Verein insbesondere die folgenden Daten der Mitglieder: Geschlecht, Vorname, Nachname, Anschrift (Straße, Hausnummer, Postleitzahl, Ort), Geburtsdatum, Datum des Vereinsbeitritts, Abteilungs- und ggf. Mannschaftszugehörigkeit, Bankverbindung, ggf. die Namen und Kontaktdaten der gesetzlichen Vertreter, Telefonnummern und E-Mail-Adressen, ggf. Funktion im Verein, ggf. Haushalts- und Familienzugehörigkeit bei Zuordnung zum Familienbeitrag.

3. Im Rahmen der Zugehörigkeit zu den Landesverbänden, deren Sportarten im Verein betrieben werden, werden personenbezogene Daten der Mitglieder an diese weitergeleitet, soweit die Mitglieder eine Berechtigung zur Teilnahme am Wettkampfbetrieb oder Sportangeboten der Verbände beantragen (z.B. Startpass, Lizenzerwerb oder -verlängerung) und an solchen Veranstaltungen teilnehmen.

§ 3 Datenverarbeitung im Rahmen der Öffentlichkeitsarbeit

1. Im Rahmen der Öffentlichkeitsarbeit über Vereinsaktivitäten werden personenbezogene Daten in Aushängen, in der Vereinszeitung und in Internetauftritten veröffentlicht und an die Presse weitergegeben.

2. Hierzu zählen insbesondere die Daten, die aus allgemein zugänglichen Quellen stammen: Teilnehmer an sportlichen Veranstaltungen, Mannschaftsaufstellung, Ergebnisse, Alter oder Geburtsjahrgang.

3. Die Veröffentlichung von Fotos und Videos, die außerhalb öffentlicher Veranstaltungen gemacht wurden, erfolgt ausschließlich auf Grundlage einer Einwilligung der abgebildeten Personen.

4. Auf der Internetseite des Vereins werden die Namen der Mitglieder des Vorstands und der Übungsleiterinnen und Übungsleiter mit Vorname, Nachname, und Funktion benannt. E-Mail-Adresse und Telefonnummer der Übungsleitungen werden nicht veröffentlicht.

§ 4 Zuständigkeiten für die Datenverarbeitung im Verein

Verantwortlich für die Einhaltung der datenschutzrechtlichen Vorgaben ist der Vorstand nach
§ 26 BGB. Funktional ist die Aufgabe dem Ressort Allgemeine Verwaltung zugeordnet, soweit die Satzung oder diese Ordnung nicht etwas Abweichendes regelt.

§ 5 Verwendung und Herausgabe von Mitgliederdaten - und listen

1. Listen von Mitgliedern oder Teilnehmern werden den jeweiligen Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern im Verein (z.B. Vorstandsmitgliedern, Abteilungsleitern, Übungsleitern) insofern zur Verfügung gestellt, wie es die jeweilige Aufgabenstellung erfordert. Beim Umfang der dabei verwendeten personenbezogenen Daten ist das Gebot der Datensparsamkeit zu beachten. Zweimal jährlich werden die Bankdaten zum Zwecke des Lastschrifteinzuges an die Sparkasse am Niederrhein weitergeleitet.

2. Personenbezogene Daten von Mitgliedern dürfen an andere Vereinsmitglieder nur herausgegeben werden, wenn die Einwilligung der betroffenen Person vorliegt. Die Nutzung von Teilnehmerlisten, in die sich die Teilnehmer von Versammlungen und anderen Veranstaltungen zum Beispiel zum Nachweis der Anwesenheit eintragen, gilt nicht als eine solche Herausgabe.

3. Macht ein Mitglied glaubhaft, dass es eine Mitgliederliste zur Wahrnehmung satzungsgemäßer oder gesetzlicher Rechte benötigt (z.B. um die Einberufung einer Mitgliederversammlung im Rahmen des Minderheitenbegehrens zu beantragen), stellt der Vorstand eine Kopie der Mitgliederliste mit Vornamen, Nachnamen und Anschrift als Ausdruck oder als Datei zur Verfügung. Das Mitglied, welches das Minderheitenbegehren initiiert, hat vorher eine Versicherung abzugeben, dass diese Daten ausschließlich für diesen Zweck verwendet und nach der Verwendung vernichtet werden.

§ 6 Recht auf Auskunft, Berichtigung und Löschung Ihrer personenbezogenen Daten gemäß Art. 15 - 18 DS-GVO

1. Die Mitglieder haben das Recht, jederzeit Auskunft darüber zu verlangen, welche Daten über sie gespeichert sind und zu welchem Zweck diese Speicherung erfolgt. Darüber hinaus können sie unrichtige Daten berichtigen oder solche Daten löschen lassen, deren Speicherung unzulässig oder nicht mehr erforderlich ist. Die Geltendmachung der vorstehenden Rechte ist an den Vorstand der SG Moers zu richten.

2. Jedes Mitglied hat das Recht, eine separat erteilte Einwilligung (z.B. über die Verwendung von Personenbildnissen) zur Verarbeitung personenbezogener Daten jederzeit zu widerrufen. Möchte die betroffene Person ihr Recht auf Widerruf einer Einwilligung geltend machen, kann sie sich hierzu jederzeit an den Vorstand der SG Moers wenden.

§ 7 Kommunikation per E-Mail

1. Die Satzung der Sport-Gemeinschaft Moers 1983 e.V. lässt eine Kommunikation per E-Mail nur mit Genehmigung zu. Ausnahmen bilden im Rahmen der vereinsinternen Kommunikation ausschließlich von den Mitgliedern und Übungsleitungen genehmigte Datenweitergaben.

2. Beim Versand von E-Mails an eine Vielzahl von Personen, die nicht in einem ständigen Kontakt per E-Mail untereinander stehen und/oder deren private E-Mail-Accounts verwendet werden, sind die E-Mail-Adressen als "bcc" zu versenden.

§ 8 Verpflichtung auf die Vertraulichkeit

Alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter im Verein, die Umgang mit personenbezogenen Daten haben (z.B. Mitglieder des Vorstands, Abteilungsleiterinnen und Abteilungsleiter, Übungsleiterinnen und Übungsleiter), wurden zu einem vertraulichen Umgang mit personenbezogenen Daten verpflichtet.

§ 9 Datenschutzbeauftragter

Da im Verein in der Regel lediglich 4 Personen (Übungsleitung, Schriftführerin, Kassenwartinund 1. Vorsitzende) ständig mit der automatisierten Verarbeitung personenbezogener Daten beschäftigt sind, ist die Einsetzung eines Datenschutzbeauftragten nicht erforderlich.

Bei Fragen, Kommentaren, Anregungen sowie Auskunftsersuchen im Zusammenhang mit unserer Datenschutzerklärung und der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten können Sie sich an uns unter folgender Adresse wenden:

Sport-Gemeinschaft Moers 1983 e. V. - H. Fisseler, Hochend 67 b in 47509 Rheurdt.

§ 10 Einrichtung und Unterhaltung von Internetauftritten

1. Der Verein unterhält zentrale Auftritte für den Gesamtverein. Die Einrichtung und Unterhaltung von Auftritten im Internet obliegt dem Gesamtvorstand. Änderungen dürfen ausschließlich durch den Vorstand und den Administrator vorgenommen werden.

2. Bei Veröffentlichungen ist für die Einhaltung der Datenschutzbestimmungen im Zusammenhang mit Online-Auftritten zu beachten.

3. Abteilungen, Gruppen und Mannschaften bedürfen für die Einrichtung eigener Internetauftritte (z.B. Homepage, Facebook, Twitter) der ausdrücklichen Genehmigung des Gesamtvorstands. Für den Betrieb eines Internetauftritts haben die Abteilungen, Gruppen und Mannschaften Verantwortliche zu benennen, denen gegenüber der Gesamtvorstand weisungsbefugt ist. Bei Verstößen gegen daten-schutzrechtliche Vorgaben und Missachtung von Weisungen des Gesamtvorstandes kann dieser nach § 26 BGB die Genehmigung für den Betrieb eines Internetauftritts widerrufen. Die Entscheidung des Vorstands nach § 26 BGB ist unanfechtbar.

§ 11 Löschen und Sperren von Daten

Die Sport-Gemeinschaft Moers 1983 e.V. versichert, dass im Verein alle technischen und organisatorischen Voraussetzungen geschaffen sind, damit alle betroffenen Daten auch tatsächlich nach 24 Monaten komplett gelöscht werden, sobald sie schriftlich ihren Austritt aus dem Verein erklärt haben und eine weitere Verarbeitung aufgrund der unter § 2 genannten Zweckbestimmung entfällt.

§ 12 Verstöße gegen datenschutzrechtliche Vorgaben und diese Ordnung

1. Alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter des Vereins dürfen nur im Rahmen ihrer jeweiligen Befugnisse Daten verarbeiten. Eine eigenmächtige Datenerhebung, -nutzung oder -Weitergabe ist untersagt.

2. Verstöße gegen allgemeine datenschutzrechtliche Vorgaben und insbesondere gegen diese Datenschutzordnung können gemäß den Sanktionsmitteln, wie sie in der Satzung vorgesehen sind, geahndet werden.